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山东工商学院校园一卡通管理办法
发布时间:2017年06月20日 11:09  点击:[]

   

山东工商学院校园一卡通管理办法(试行)

   

   

山东工商学院校园一卡通系统自2007年起已在校园内全面运行,实现了校内“一卡在手、走遍全校”的功能。校园一卡通(以下简称“校园卡”)的广泛使用,替代了多种证件和有价票证,实现了有效的身份识别和智能化的电子钱包。为确保校园一卡通相关应用系统的正常运转,最大程度保护广大校园卡用户和学校的利益,同时为规范校园一卡通管理工作和用户的行为,使校园一卡通工作有章可循,制定本管理办法。

   

第一章    

   

第一条校园一卡通系统是学校加强信息化管理、实现高效管理的一项基础工程,是我校数字化校园的第一步。各单位应积极利用校园一卡通系统,提供完整准确的数据信息并积极做好各项配合工作,确保校园一卡通系统的正常运行,提升学校的管理服务水平。

   

第二条学校设立一卡通管理中心,隶属信息化建设办公室,负责全校的校园一卡通系统管理工作。主要职责包括:一卡通系统设备运行维护管理、卡务管理、商户管理、财务管理及相关部门的综合协调工作等。

   

第三条校园卡是由学校统一制作并发放的具有身份认证、图书借阅、消费、门禁通道管理、机房上网等功能的卡片。

   

第四条校园卡所有权归属山东工商学院。未经学校同意,校内任何单位不得制发具有身份认证、金融功能的卡片。

   

第五条欲接入校园一卡通系统平台或者使用校园卡卡片的其他系统,在招标发起前请联系信息化建设办公室,以便确定相关标准、方式以及第三方接入系统的方案。

   

第六条  凡是使用校园卡的用户都必须遵守本规定。

   

   

第二章 校园卡的管理

   

   

第一条校园卡的分类及使用对象

   

校园卡分为两大类:正式卡、临时卡,其中正式卡包括教工卡、学生卡、研究生卡。临时卡根据其功能可以分为无记名临时卡和有记名临时卡,临时卡的基本功能是校内消费功能(如:就餐、购物等),其他功能视来校性质限制使用。

   

(一)正式卡(教工卡、学生卡、研究生卡):教工卡的办卡对象为本校编制内的教职员工,学生卡的办卡对象为在本校教务处有学籍的本专科学生,研究生卡的办卡对象为在本校研究生处有学籍的研究生。

   

(二)临时卡(无记名临时卡、借读生卡、校外读者卡):

   

无记名临时卡(以下简称“临时卡”)的办卡对象包括学校各单位、各部门聘用的非事业编制的员工;教职工家属;短期来校办理公务、培训、访问、交流等人员;因各种原因未办理正式卡的新生。借读生卡的办卡对象为来我校进修、旁听等无正式学籍学生。校外读者卡,图书馆批准的需到图书馆借书的学校外部人员。

   

第二条校园卡的办理

   

校园卡的办理须填写《山东工商学院校园卡申请表》,并经相关部门审核。校园卡的办理采用“谁审批谁负责”的原则,各二级单位应切实把关,不得编造各种理由虚报数据办理校园卡。表格可到信息化建设办公室网站或到一卡通管理中心网站下载。

   

(一)正式卡

   

每学年新进教师和学生一般采取批量制卡,由招生与就业管理处、教务处、人事处、研究生处、财务处、一卡通管理中心等共同完成信息采集、制卡及发卡等工作。个别新调入的教职工和零星入学的学生须填写申请表,并经相关部门审核后方可办理。教工卡信息由人事处、离退休工作处审核,学生卡信息由教务处审核,研究生卡信息由研究生处审核。

   

学生是校园卡的最主要的用户,他们用卡范围广、项目多;因此,必须保证

   

学生及早持卡,享受全面的校园卡服务。由于每年新生都集中进校,人数多,时间紧,因此必须提前做好准备,在新生进校前完成新卡实名制做的全部程序。由于学生卡的制作需要基本的个人信息,因此,招生与就业管理处、教务处、研究生处等单位在新生录取过程中要提前收集和整理新生基本信息(包括姓名、性别、照片、身份证号、学号和专业等),以电子文档的形式于新生报到前二十天交一卡通管理中心,一卡管理通中心再联系厂家进行制作正式校园卡。

   

(二)临时卡

   

1.学校各单位、各部门聘用的非事业编制的员工,申请表经申请人所在院、处、部、中心等单位领导审核签字及加盖单位公章,并持本人有效证件(身份证、护照、户口本、军官证、士兵证等)办理。

   

2.教职工家属凭其有直系亲属关系的校内正式职工所在院、处、部、中心等单位领导审核签字及加盖单位公章,并持本人有效证件(身份证、护照、户口本、军官证、士兵证等)办理。

   

3.短期来校讲学、公务、培训、访问、交流等人员,申请表经主办单位领导审核签字并加盖单位公章,由主办单位到一卡通管理中心统一办理。

   

4.未办理正式卡的新生。因录取时间较迟而没有确定学号的新生,或者没有照片,亦或是教学单位因教学组织等原因,一卡通管理中心先制作临时卡,等新生报道后,再根据招生与就业管理处和教务处的通知制作正式卡。

   

   5.借读生卡,由申请人填写申请表,经教务处签字盖章后到一卡通管理中心办理。

   

   6.校外读者卡,由申请人填写申请表,经图书馆签字盖章后到一卡通管理中心办理。

   

第三条校园卡的有效期

   

()教工卡有效期一般为十年;

   

()学生卡有效期一般根据学制及在校时间确定;

   

()临时卡有效期一般为一年。

   

第四条校园卡的延期

   

()对于延期毕业的学生,本专科生由教务处在6月底将延期毕业的学生名单报送一卡通管理中心;研究生由研究生处在6月底将延期毕业的学生名单报送一卡通管理中心。

   

()教职工的校园卡有效期满后,一卡通管理中心根据人事处提供的相关资料办理延期。

   

()对于有效期满的临时卡,如需继续使用,须持本人办卡时的有效证件及相关证明或由部门统一申请办理延期,临时卡可以多次延期。对于未申请办理延期手续的,一卡通管理中心有权终止该卡的使用,并办理销户手续。

   

第五条校园卡的终止

   

()正式卡的终止

   

调离、辞职、离职等与学校解除人事关系的教职工,校园一卡通应用子系统的功能以各职能部门确定的时间终止;对于办理毕业、退学等离校手续的各类学生,校园一卡通应用子系统的校园卡功能以各职能部门确定的时间终止。以上人员的校园卡需持相应证明材料,至一卡通管理中心办理注销手续,如果卡内有余额,返还给本人;同时,卡片留作纪念不回收。(注:大量学生毕业离校时,一卡通管理中心根据教务处的毕业生信息批量注销学生卡,并将余额通过与校园卡绑定的银行卡返还给本人。)

   

()临时卡的终止

   

无记名临时卡的持卡人在离校时,需要到一卡通管理中心办理注销手续,交回无损校园卡(卡面无损坏、无折痕等),一卡通管理中心会退给持卡人校园卡押金和校园卡余额。

   

记名临时卡的持卡人在离校时,需要到一卡通管理中心办理注销手续,卡片个人留做纪念,一卡通管理中心会退给持卡人校园卡押金和校园卡余额。

   

第六条 校园卡使用安全

   

为加强校园卡的安全,校园卡上设定了“一密两限”的安全保护措施。“一密”指的是卡密码,在财务处有建行储蓄卡号登记的校园卡初始密码为建行储蓄卡号后6位,其余校园卡初始密码为卡号的后6位,用来保护校园卡的电子钱包及验证身份;“两限”指的是次消费限额和日消费限额,为了降低卡遗失后持卡人的经济损失,系统设置的次消费限额为10元,日消费限额为30元,即每卡每次正常消费允许10元、每日正常消费允许30元,超过时需在消费POS机上输入卡密码,即可继续消费。校园卡密码请到校内圈存机、一卡通管理中心进行修改。

   

第七条相关业务

   

()校园卡的挂失与解挂

   

申请校园卡挂失与解挂,持卡人可通过圈存机自行操作,也可以持本人证件(身份证、工作证、学生证或相关证明)到一卡通管理中心服务前台办理。

   

()换卡及补卡

   

由于校园卡信息变动需要换新卡的,需重新填写《山东工商学院校园卡补办申请表》,并经相关部门审核后方可办理;因原卡丢失而申请补卡的,须出示本人的相关证件方可办理,一经换卡或者补卡,则原卡作废。

   

第八条制卡费用管理

   

(一)教务处在籍学生(学历本专科生、研究生)和正式职工首次制卡费用由学校承担;因卡片丢失、损坏及身份信息变动需要补卡、换卡时,需缴纳制卡工本费15元。办理临时卡需缴纳管理费10元,押金15元,退回无损坏卡时,退还押金;校外读者卡、借读生卡,工本费30元,押金300元,注销用户时退还押金。费用纳入学校收支两条线管理,并按学校的收入分配管理办法使用。

   

(二)一卡通管理中心按规定取得的制卡费收入,主要用于如下费用支出:

   

1.校园卡制卡成本支出;

   

2.办公业务等其他支出。

   

第三章 校园一卡通应用管理

   

第一条收费系统(餐厅、超市等散点)

   

在全校范围内,凡是涉及到现金适用的任何一个消费网点,校园卡的电子钱包都能通用,所有商户单位不论性质与规模都可以通过授权使用校园卡。

   

通过校园卡管理结算中心,对全校商户实现统一结算和管理。校园卡系统与财务管理部分可进行集成设计,为学校财务管理提供更加科学、有效、安全、便捷的理财服务,可实现全校的财务统管。

   

第二条银行圈存转帐系统

   

校园卡用户可通过圈存机进行银行卡到校园卡的自助转账,由一卡通转账系统和银行转账系统自动对账处理。一卡通管理中心(或银行)负责每天核对系统对账情况,就出现的单边账等情况进行处理,原则上由单边账发生方进行处理。

   

第三条图书馆一卡通接口应用管理

   

山东工商学院图书馆管理系统使用的是江苏汇文软件有限公司的汇文文献信息服务系统,智慧公司与该图书管理系统进行了对接。

   

对接依旧是实现无缝对接,实现了数据层面和业务层面的对接工作。实现了校园卡借书、还书功能,数据同步功能以及逾期罚款功能。

   

第四条机房管理系统

   

学校机房管理系统采用的是上海万欣公司的产品,于       2008年         3月         28日       安装完毕,并同期完成机房管理系统与“校园一卡通”系统的对接工作。

   

无缝对接工作主要涵盖了应用层对接、数据层对接,应用层对接实现了学生通过校园卡片上机上网的功能,数据层对接解决了学生信息同步问题、挂账卡片冻结问题。

   

第五条水控系统

   

学生浴室可通过一卡通系统实现控制和收费,收费标准由学校相关管理部门制定,由使用部门负责日常管理问题。

   

第六条查询子系统

   

信息查询服务器:采用windows系统,提供网上查询、电话查询、触摸屏查询、领导查询等综合的WEB查询服务。实现无人值守的24小时服务,实时挂失、解挂、查询等业务。包括电话查询软件,网上查询软件,触摸屏查询软件等。

   

第七条  补助业务子系统

   

实现各类资金发放,如校内发放的各类奖金、午餐补贴、奖学金奖金等,还包括学校财务处经费报销的资金核算。

   

补助系统的投入使用,不仅满足了校方管理,而且还将资金发放到校园卡中,使得学生只能在校内使用,达到专款专用的目的。

   

第四章  商户管理

   

第一条学校相关部门以及在校内有经营业务的单位,需填写《山东工商学院校园一卡通系统商户申请表》,经一卡通管理中心审核后成为学校校园一卡通系统的商户,从而可以使用校园一卡通系统进行管理和结算。

   

第二条商户的收费终端设备,由商户自己负责购置添加、管理和日常维护。在收费终端的出厂规定使用寿命周期内,由厂家进行维修或者更换配件使用;在出厂规定的使用寿命周期外,由商户自己决定是继续维修还是购置新机器。

   

第三条商户必须在学校财务处开立结算账户,并按规定支付校园一卡通系统维修费,一卡通管理中心根据双方协议定期进行账务清算和核查。一卡通管理中心有责任为商户账务保密,同时有义务应上级主管部门的要求,提交商户有关信息和数据,并接受审计、监察、财务部门检查,所有收入纳入收支两条线管理。

   

第四条一卡通系统维修费的收取比例和支出。

   

各种情况收取比例如下:

   

(一)食堂、超市、电费、开水费、浴室收费、图书文献超期和其他相关服务费的一卡通系统维修费收取比例为其营业额的3‰。

   

(二)上机费的一卡通系统维修费收取比例为其营业额的10%

   

维修费主要用于以下费用支出:

   

1、校园一卡通系统服务外包费用,由学校每年定期支付给服务厂家;

   

2、校园一卡通系统所用圈存机、浴室水控设备的维修和更换;

   

3、校园一卡通系统服务器端硬件(非终端设备,低值易耗类--价值低于500元)的维修,由信息化建设办公室根据设备维修情况实际支付。

   

第五条校园卡系统操作人员应该正确使用POS机,发生多扣卡用户资金的情况应由使用部门直接和卡用户协商处理,在用户超限消费时,必须认真核对使用者是否“人卡一致”;同时,接受一卡通管理中心的管理和监督。

   

第五章  财务管理

   

第一条校园一卡通系统财务管理工作以财务处管理为主。一卡通管理中心设账务管理员,主要负责日常充值款的收取,前端零星现金保管和缴存,并与银行、财务处、商户的相关财务核对工作,做到日清周结。财务处设专人定期与账务管理员核对账目,并及时收缴入库,按学校相关管理规定划拨资金。

   

第二条财务处为校园一卡通系统交易资金开设一卡通资金账户,对一卡通系统相关项目进行核算。财务处负责对校园一卡通系统资金进行核算管理并按财务管理要求进行相关财务报表的编制。

   

第三条财务处在信息化建设办公室帐户下设校园一卡通内部专用账户,对维修费、补办卡费等相关项目进行核算。    

   

第六章  警示性条款

   

第一条校园卡仅限于持卡人本人使用,不得转让或转借给他人。一经发现,一卡通管理中心有权没收或注销;各终端使用单位亦有权将卡片扣留并上缴一卡通管理中心。

   

第二条拾获他人校园卡应及时与一卡通管理中心联系。拾获他人校园卡不上交,反而恶意用卡,造成合法持卡人经济损失或其他问题的,一经查实,由学校有关部门按照相关规定处理。

   

第三条校园一卡通系统及设备为学校财产,各使用单位和个人应自觉爱护,按照要求加强管理和保养。凡是因人为或者使用不当造成的设备损坏,由使用人承担相应责任。凡故意损坏校园一卡通系统及设备,影响系统安全运行的行为,一经查实,照价赔偿,并移交保卫部门按学校有关规定处理,情节严重者将依法追究相关责任。

   

第四条严禁任何人仿冒和伪造校园卡,违规窃取、篡改、破解卡内数据或密码。否则一经发现,提交学校有关职能部门严肃查处。触犯法律需依法处理的,将移送司法机关处理。

   

第五条未经一卡通管理中心批准,任何部门和个人不得移动或设置、接入 POS 消费终端、网络交换机、管理工作站以及连接线等;不得擅自脱机使用消费终端,擅自脱机使用引起的挂失卡消费由 POS 消费终端所属部门和单位承担;不得擅自关闭数据上传程序。未经一卡通管理中心许可,擅自转租、转借、拆装、迁移终端设备和改变线路或人为造成设备损坏的,一经发现将追究商户领导人责任,造成的经济损失由商户自己承担,一卡通管理中心还将对商户单位处以经济损失总额 100% 的罚款,罚款上缴学校。各终端使用者,发现问题应及时与一卡通管理中心取得联系。

   

第六条 所有超过有效期的卡、已经挂失的卡、非持卡人本人的卡都属于无效卡,这些无效卡的使用所造成的后果由使用者和授权使用者承担,一卡通管理中心保留追究其责任的一切权利。

   

第七章    

   

第一条学校成立校园一卡通应急工作小组,负责处理校园一卡通系统故障的紧急情况。应急工作小组由主管校领导担任组长,成员由信息化建设办公室、财务处、网络中心、后勤管理处、图书馆、学生处、计算中心、保卫处等单位有关人员组成,信息化建设办公室负责应急工作小组日常工作。各相关部门制定本部门在校园一卡通系统内相关业务紧急情况的应急方案。

   

第二条校园一卡通系统发生紧急情况时,应急工作小组应及时向校领导汇报,会同有关单位制定并组织实施应急方案,各相关单位应及时向应急工作小组报告应急方案的执行情况。

   

第三条为确保本管理办法的顺利实施,信息化建设办公室应根据需要,与有关部门协商,制定相应的实施细则;有关部门应予以积极配合。

   

第四条本管理办法自公布之日起执行。

   

    第五条本管理办法由信息化建设办公室负责解释。    

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